W oparciu o rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z RODO.

1. Administrator danych i osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Grupa Raka Płuca z siedzibą w Warszawie, przy ul. Płockiej 26, kod pocztowy 01-138, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000186822 posiadająca NIP: 5272426572, REGON: 015660408 (dalej również jako „Administrator”).

Wszelką korespondencję w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych należy kierować na adres Administratora wskazany powyżej, z dopiskiem „Dane osobowe” lub drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@polgrp.org.pl

2. Konieczność przekazania danych osobowych i rodzaj zbieranych danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi przyjęcie w poczet członków stowarzyszenia Polska Grupa Raka Płuca lub pełne uczestniczenie w pracach i wydarzeniach organizowanych przez stowarzyszenie.

Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe jedynie w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane.

Zależnie od celu oraz podstawy prawnej Administrator zbiera i przetwarza następujące dane:

• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu;
• dane identyfikujące: imię, nazwisko,
• data urodzenia
• miejsce pracy;
• numer wykonywania zawodu;

3. Cel przetwarzania Państwa danych osobowych i podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe zgodnie z postanowieniami RODO i polskiej ustawy o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych odbywać będzie się:

• dla wypełnienia zobowiązań statutowych, tj. umownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane są przetwarzane w celu wykonania statutu (umowy) stowarzyszenia Polska Grupa Raka Płuca a w szczególności realizacji celów statutowych określonych w § 6 statutu, wykonywania praw i obowiązków członków określonych w § 11 statutu.
• do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez stowarzyszenie Polska Grupa Raka Płuca lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli zajdzie taka potrzeba, przetwarzamy dane, w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów własnych lub stron trzecich. Przykłady tego obejmują w szczególności:
• udzielanie odpowiedzi na Państwa pisma i zapytania,
• informowanie Państwa na bieżąco o działaniach i wydarzeniach w stowarzyszeniu Polska Grupa Raka Płuca,
• dochodzenie ewentualnych roszczeń (w tym działań windykacyjnych, np. składek członkowskich) oraz obronę przed roszczeniami,
• archiwizację.
• do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Polskiej Grupie Raka Płuca (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. realizacji obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości lub ustaw podatkowych, w związku z obowiązkiem ujawnienia danych w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym rejestrze publicznym lub udostępnienia danych osobowych organom państwowym na ich uprawnione żądanie, w tym organom ścigania i sądom;
• w celu kontaktu na życzenie w związku z pytaniem złożonym za pośrednictwem formularza kontaktowego, przesłanego na adres e-mail, pocztą tradycyjną, czat lub zadanego telefonicznie co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO).
• w konkretnie oznaczonym celu, gdy członek stowarzyszenia Polska Grupa Raka Płuca jest proszony o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom w celu wykonania statutu stowarzyszenia Polska Grupa Raka Płuca a w szczególności realizacji celów statutowych, wykonywania praw i obowiązków członków, w celu wykonania ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego, w oparciu o Państwa zgodę lub dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej.

Odbiorcami Państwa danych mogą być w szczególności:

• upoważnieni współpracownicy (podwykonawcy) Administratora;
• pracownicy firm trzecich, współpracujących z Administratorem;
• firmy kurierskie i świadczące usługi pocztowe, które będą dostarczać przesyłki do Państwa;
• kancelaria prawna, biuro rachunkowe, którym Administrator zlecił w szczególności prowadzenie księgowości lub obsługę prawną;
• organizatorzy konferencji, w tym corocznej Konferencji Polskiej Grupy Raka Płuca, organizatorzy webinarów, spotkań naukowych, itp.;
• International Association for the Study of Lung Cancer – IASLC.

Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 28 ust. 3 RODO i wyłącznie zgodnie z poleceniami oraz pod warunkiem zachowania poufności.

Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. W celu weryfikacji spełnienia obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Administrator przed powierzeniem przetwarzania potencjalnemu podmiotowi przetwarzającemu w miarę możliwości uzyskuje informacje o zasadach ochrony danych osobowych stosowanych przez potencjalny podmiot przetwarzający, oraz o praktykach tego podmiotu dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane wyłącznie na podstawie Państwa zgody do USA, tj. kraju znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celu zgłoszenia i realizacji Państwa członkostwa w International Association for the Study of Lung Cancer – IASLC.

Informujemy Państwa, iż zgodnie z obecnym stanem prawnym wymogi prawa krajowego Stanów Zjednoczonych nie zapewniają ochrony Państwa danych osobowych na poziomie równoważnym ochronie jaka obowiązuje w Unii Europejskiej. W szczególności niektóre programy umożliwiające amerykańskim władzom publicznym dostęp do danych osobowych przekazywanych z Unii Europejskiej do Stanów Zjednoczonych do celów bezpieczeństwa narodowego, skutkują ograniczeniami w zakresie ochrony danych osobowych, które nie są ograniczone w sposób spełniający wymogi merytorycznie równoważne z wymogami prawa UE oraz że przepisy te nie przyznają osobom, których dane dotyczą, praw, które mogłyby być egzekwowalne wobec władz amerykańskich przed sądami. Jednakże brak zgody na przekazanie Państwa danych do IASLC uniemożliwi Państwa członkostwo w tej organizacji.

5. Czas przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 3, tj.:

• w zakresie realizacji statutu do czasu zakończenia jej realizacji (to jest ustania Państwa członkostwa w stowarzyszeniu), a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub dla realizacji ewentualnych roszczeń;
• do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych.
• w zakresie wypełniania zobowiązań prawnych ciążących na Administratorze – do czasu wypełnienia tych obowiązków przez Administratora;
• jeżeli Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody (np. zgoda na potrzeby wysyłki newsletter’a, zgoda na potrzeby członkostwa w IASLC), Państwa dane będą przetwarzane do czasu wycofania udzielonej zgody. W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Po odwołaniu zgody dane osobowe będą przechowywane w celu dochodzenia roszczeń;
• pozostałe dane przechowywane są przez czas niezbędny do dokonania określonej czynności, np. odpowiedzi na zgłoszenie i prowadzenia korespondencji związanej ze zapytaniem lub przez inny okres wynikający z przepisów prawa;
• po upływie wyżej wymienionych okresów dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji.

6. Prawa przysługujące Pani/Panu w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Ma Pani/Pan prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania, zmiany, ograniczenia przetwarzania danych osobowych lub do ich usunięcia;
• w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono;
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, gdy Administrator przetwarza dane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art. 21 ust. 1 RODO), chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa;
• żądania przeniesienia danych osobowych, przetwarzanych w celu zawarcia i wykonywania statutu (umowy) lub przetwarzanych na podstawie zgody. Przeniesienie polega na otrzymaniu od Administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przesłaniu takich danych innemu administratorowi danych.
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

Powyżej wskazane prawa można wykonywać poprzez wysłanie korespondencji na adres: Polska Grupa Raka Płuca, ul. Płocka 26, kod pocztowy 01-138 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe” lub drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@polgrp.org.pl

7. Źródło pochodzenia Pani/Pana danych osobowych

Przede wszystkim gromadzone przez Administratora dane osobowe pochodzą bezpośrednio od członków Polskiej Grupy Raka Płuca.

Źródłem przetwarzanych przez Administratora danych osobowych jest ich dobrowolne podanie w szczególności w trakcie:

• procesu przyjęcia w poczet członków Stowarzyszenia
• subskrypcji do newsletter;
• korespondencji w formie e-mail, telefonicznej lub w innej formie;
• konferencji, spotkań naukowych, webinarów, itp.

Użytkownik może zostać także zapytany przez Administratora czy wyraża dodatkową zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w konkretnym celu, na co dany użytkownik może wyrazić zgodę lub jej odmówić. Zgoda taka może być w każdym czasie wycofana.

8. Zmiany Polityki Przetwarzania Danych

Zastrzegamy sobie prawo zmiany niniejszej Polityki Przetwarzania Danych, w szczególności w przypadku zmiany statutu stowarzyszenia, sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych, zmian technicznych w komunikacji z Państwem.

Zobowiązujemy się jednocześnie do regularnego przeglądu niniejszej Polityki Przetwarzania Danych i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych.